Przyjmuje się, że zapasy prawidłowe, to zapasy uzasadnione poziomem, tempem i strukturą sprzedaży/produkcji oraz innymi potrzebami czy możliwościami jak np. warunki transportowe albo finansowe. Zapasy te można podzielić na:

• zapasy minimalne, a więc stanowiące, w danych warunkach, dolną granicę wielkości, której utrzymanie jest niezbędne do zapewnienia normalnego funkcjonowania (sprzedaży/produkcji), a której przekroczenie – dalsze zmniejszanie, spowoduje powstawanie strat z powodu zapasów zbyt małych;
• zapasy maksymalne, a więc stanowiące górną granicę, której przekroczenie będzie powodować powstawanie nieuzasadnionych strat z tytułu posiadania zapasów nadmiernych bądź zbędnych
• zapasy optymalne, tj. uznawane za najbardziej właściwe w danych warunkach działania.

Polecamy: Samochód i majątek

W praktycznym działaniu, w jednym magazynie czy przedsiębiorstwie może mieć miejsce każdy z wymienionych przypadków jednocześnie. Firma może mieć nawet kilkanaście tysięcy pozycji asortymentowych na stanie (czasami nawet znacznie więcej). Ale wystarczy, że ma ich tylko kilka, i tak, w każdej pozycji asortymentowej, sytuacja może kształtować się różnie.

Różne też, może być (najczęściej jest) strategiczne znaczenie tych pozycji asortymentowych dla przedsiębiorstwa. Dlatego analizowanie i następnie optymalizowanie/racjonalizacja stanów magazynowych wymaga po pierwsze, znacznej wiedzy i umiejętności od osoby, która tym pokieruje; po drugie, wymaga współdziałania wszystkich osób, które mają wpływ w firmie na kształtowanie zakupów to jest: zarządzający finansami; zamawiający; magazynujący; i które z tego korzystają – sprzedający, w firmach handlowych; czy – produkujący, w firmach produkcyjnych.

Współdziałanie, o którym mowa wyżej, polega na wypracowaniu standardów polityki zakupów i reagowaniu na sytuacje krytyczne. Nie jest to wiec praca ciągła. Zespół osiąga cel, robi korekty, jak zachodzi taka potrzeba, współpracuje w momentach krytycznych i na tym koniec. Pracą ciągłą jest przestrzeganie wypracowanych standardów zamawiania i zużywania, monitorowanie stanów zapasów i korygowanie odchyleń.

Przypisy:

1. Wyłączamy tu braki w zapotrzebowaniu wynikające z trudności finansowych czy dostępności towaru na rynku.
2. Termin: zapas nadmierny odnosi się do pełnowartościowych towarów trudno zbywalnych, zakupionych np. w zbyt dużych ilościach, czy niekorzystnej cenie. Termin: zapas zbędny przypisywany jest towarom nie nadającym się do sprzedaży, np. mają wady i w związku z tym nie odpowiadają normom, są nietypowe, są uszkodzone.