W systemie finansowym wystawca poza zapisem transakcji musi także dysponować plikiem zawierającym wystawioną fakturę w formie uniemożliwiającej ingerencję w jego treść, czyli np. plik PDF. Wystawiony dokument sprzedaży musi być właściwie przechowywany. Wymóg archiwizacji nie będzie spełniony, jeśli podczas udostępniania systemu finansowego (np.
w razie kontroli) dane dotyczące transakcji będą mogły być zmieniane.

 - Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów faktury przesłane drogą elektroniczną muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W przypadku dokumentów wysyłanych e-mailami i archiwizowanych na serwerze firmowym zarówno wystawca, jak i ich odbiorca powinni zapewnić ich przechowywanie w ustanowionej odpowiednio strukturze katalogowej – mówi Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland.

Polecamy: W jakich przypadkach faktura nie będzie ważna?

Miejsce fizycznej lokalizacji serwera, na którym zapisane są faktury może być dowolne. W każdej chwili jednak upoważnione do tego służby muszą mieć do niego dostęp.

Tak jak w przypadku wszystkich innych dokumentów, spółki mają obowiązek zapewnić bezpieczeństwo danych – także tych przechowywanych na nośnikach elektronicznych.

Powinny w tym celu opracować i wdrożyć procedury tworzenia, testowania i odzyskiwania kopii zapasowych. W przypadku awarii serwera, na którym przechowywane są dane elektroniczne będzie możliwe ich przywrócenie.