1. Ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych

Uwzględniamy tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę: na czas nieokreślony i określony, w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy. Nie bierzemy w niej pod uwagę zatrudnionych w ramach pracy nakładczej i umów agencyjnych – tych ostatnich nawet, jeśli wykonują pracę nieprzerwanie przez 30 dni.

Metody jakie możemy stosować do obliczenia przeciętnej miesięcznej liczby zatrudnionych w zależności od nasilenia rotacji kadr w naszej firmie dzielimy na:
• średnią arytmetyczną – dodajemy liczby zatrudnionych osób w przeliczeniu na pełne etaty z każdego dnia miesiąca, a następnie dzielimy przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca,
• uproszczoną – sumujemy stany dzienne z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca oraz dzielimy przez 2,
• średnią chronologiczną – sumujemy 2 stany dzienne z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, dzielimy przez 2, a następnie do wyniku dodajemy pełny stanu zatrudnienia z 15. dnia miesiąca i ponownie podzieleniu przez 2.

Gdy w firmie nie ma dużych wahań stanu osobowego, przyjmujemy sumę zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty z początku i końca danego miesiąca i dzielimy przez 2. Jednak pracodawca planujący większe wahania kadr może wziąć pod uwagę stan zatrudnienia z większej liczby dni miesiąca i wynik podzielić przez liczbę tych dni.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodajemy przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Ten sposób stosuje również zakład działający krócej niż rok kalendarzowy albo naliczający odpis na ZFŚS za niepełny rok kalendarzowy.