Artykuł 31 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nakłada na pracodawcę będącego płatnikiem obowiązek obliczenia i pobrania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od niego m.in. przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego.

Obliczenie i pobranie zaliczki wymaga od pracodawcy ustalenia przychodu pracownika ze stosunku pracy w danym miesiącu. Zgodnie z przepisami Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pod pojęciem przychodu ze stosunku pracy należy rozumieć wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jeżeli świadczenia w naturze, świadczenia ponoszone za pracownika lub inne nieodpłatne świadczenia przysługują pracownikowi za okres dłuższy niż miesiąc, przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące przyjmuje się ich wartość przypadającą na jeden miesiąc. 

Po ustaleniu przychodu pracownika w danym miesiącu, pracodawca pomniejsza go o koszty uzyskania przychodów oraz wartość potrąconych w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne.