Za używanie przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych trzeba się rozliczyć

Brak jest zastrzeżeń z punktu widzenia uprawnień pracownika, któremu zawsze można dać więcej świadczeń bądź uprawnień niż „ustawowe minimum”. Warto jednak pamiętać, jakie konsekwencje dla obu stron stosunku pracy wiążą się z hojnością pracodawcy.

Chcąc ustalić zasady i granice w korzystaniu z samochodu służbowego poza godzinami pracy, pracodawca powinien zawrzeć z pracownikiem w tym przedmiocie umowę lub ustalić te zasady na przykład w regulaminie pracy. Ułatwi to rozliczenia pomiędzy stronami stosunku pracy, jak również odprowadzanie świadczeń publicznoprawnych.

Po drugie, wydatków związanych z udostępnieniem pracownikowi samochodu służbowego do wykorzystywania w sprawach prywatnych nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Wydatki te nie służą osiągnięciu przez pracodawcę przychodu ani zachowaniu czy zabezpieczeniu jego źródła. Nie spełniają zatem kryterium decydującego o kwalifikacji konkretnego świadczenia do kosztów uzyskania przychodu.

Zobacz: Jak dokonać jednorazowej amortyzacji samochodu ciężarowego?

Należy również pamiętać, że nieodpłatne udostępnienie pracownikowi samochodu na cele nie związane z realizacją jego pracowniczych obowiązków, wiąże się z powstaniem po stronie pracownika przychodu. W związku z czym, od wartości takiego świadczenia należy odprowadzić zarówno zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, jak również składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.